Każda kancelaria, którą znamy, trzyma pieniądze w innym miejscu niż sprawy. Sprawy są prowadzone w jednym systemie; środki klientów, zestawienie faktur i fakturowanie są w programie księgowym, który w praktyce otwiera tylko wspólnik odpowiedzialny za finanse. Porównanie sald staje się kwartalnym ćwiczeniem w arkuszu, rozmowa o wykorzystaniu AI opiera się na wrażeniach, a fakturowanie oznacza ręczne przepisywanie danych sprawy do drugiego systemu.

Zbudowaliśmy moduł finansowy, żeby zamknąć tę lukę: pieniądze kancelarii w tym samym widoku, w którym jest jej praca.

Trzy salda, bez deklaracji zgodności

Ekran środków klientów porównuje trzy kwoty wprowadzone przez kancelarię: saldo wyciągu bankowego, saldo ewidencji kancelarii i sumę sald poszczególnych klientów. Pokazuje różnice, pozwala zapisać wynik z datą oraz wpisanym imieniem i nazwiskiem i pobrać niepodpisany PDF.

Program nie odczytuje rachunku bankowego ani ksiąg kancelarii, nie sprawdza sald poszczególnych spraw i nie potwierdza, że kancelaria wykonała swoje obowiązki dotyczące środków klientów. Nie wyznacza też terminu kolejnego porównania; pokazuje jedynie, ile czasu minęło od ostatniego porównania zapisanego na tym ekranie. PDF jest zapisem wprowadzonego porównania, a nie dowodem zgodności z przepisami ani zasadami samorządu.

Wiek faktur, czas i historia ugód

Wokół środków klientów są liczby, którymi wspólnik naprawdę się zajmuje:

  • Wiek faktur od daty wystawienia obejmuje odczytane faktury o statusach objętych monitowaniem w tym widoku. Są grupowane według czasu od wystawienia faktury w cztery przedziały: do trzydziestu dni, od trzydziestu jeden do sześćdziesięciu, od sześćdziesięciu jeden do dziewięćdziesięciu i powyżej dziewięćdziesięciu, a kwoty są sumowane osobno dla każdej waluty. Kwota faktury to jej pełna zapisana wartość, także przy częściowej wpłacie: wpłat nie odliczamy, więc nie jest to kwota pozostała do zapłaty ani stwierdzenie, że termin płatności minął. Jeśli program do fakturowania nie odpowie, sprawa pozostanie nieodczytana albo lista zostanie ucięta na granicy strony, ekran mówi to wprost, a kwoty, których to dotyczy, należy czytać jako minimum.
  • Zestawienie faktur jest widoczne w systemie spraw, który prawnik i tak otwiera; nie jest wynikiem uzgodnienia z rachunkiem bankowym.
  • Czas pracy jest ewidencjonowany przy sprawie, której dotyczy. Ewidencja odrzuca wpisy niemożliwe, na przykład ujemne, dłuższe niż doba albo zduplikowane, i podaje przyczynę odrzucenia.
  • Historia ugód pokazuje w procentach, jaka część wpisów w banku precedensów kancelarii (spseudonimizowanych wyników zakończonych spraw tego samego rodzaju i tej samej jurysdykcji, z zapisanym ostatecznym wynikiem) ma zapisany wynik „ugoda”, ale tylko wtedy, gdy takich wpisów jest co najmniej trzy. Przy mniejszej liczbie procent nie jest wyświetlany. Wskaźnik nie obejmuje orzecznictwa i nie jest prognozą wyniku prowadzonej sprawy.

Dane zmierzone i założenia modelowe

Pulpit dla poszczególnych prawników rozdziela dwa rodzaje liczb. Dane zmierzone pochodzą z zapisów kancelarii: czas zarejestrowany w ewidencji, przygotowane projekty i wywołania AI. Obok jest osobny blok modelowy, który opiera się na stałych założeniach i pokazuje swoje obliczenia. Tych założeń nigdy nie zweryfikowano wobec rzeczywistej ewidencji czasu, dlatego wyników modelowych nie wolno przedstawiać jako oszczędności, także w rozmowie o odnowieniu umowy.

Fakturowanie bez przepisywania danych

Dane sprawy można przekazać do obsługiwanego programu do fakturowania bez ponownego przepisywania. Kancelaria podaje w ustawieniach własne dane dostępowe, które pozostają w jej przeglądarce. Spośród czterech zarejestrowanych połączeń z polskimi programami do fakturowania obecnie jedno jest dostępne z przeglądarki. Trzy pozostałe są niedostępne, więc Legal AI odmawia wysłania do nich faktury jeszcze przed próbą połączenia, zamiast pozwolić, by błąd pojawił się w połowie wystawiania faktury.

Legal AI nie wysyła faktur do KSeF. Jeżeli kancelaria skonfigurowała wysyłkę do KSeF w obsługiwanym programie do fakturowania, realizuje ją ten program zgodnie z konfiguracją kancelarii. Numer KSeF wyświetlamy, gdy program go zwróci; gdy go nie zwróci, ekran mówi to wprost.

Rejestr czynności przetwarzania

Moduł tworzy plik rejestru czynności przetwarzania (art. 30 RODO) w formatach XLSX, DOCX i JSON. Jest to materiał roboczy do przeglądu i dalszego prowadzenia przez kancelarię lub inspektora ochrony danych, a nie plik do automatycznego importu ani dowód zgodności z RODO. Pola, których nie da się uzupełnić, pozostają oznaczone jako nieuzupełnione. Walidator odmawia eksportu, gdy wykryje obsługiwany wzorzec danych sprawy, na przykład sygnaturę prowadzonej sprawy albo dane osoby.

Większość narzędzi AI dla prawników odsyła finanse do zewnętrznej integracji albo je pomija. Ten moduł trzyma porównanie sald wprowadzonych przez kancelarię, zestawienie faktur, czas pracy i fakturowanie przy sprawie, a przy każdej liczbie mówi, skąd ona pochodzi i czego nie dowodzi.

← Wszystkie wpisy