Polityka prywatności

Klauzula informacyjna na podstawie art. 13 i 14 RODO. Wyjaśnia, jakie dane przetwarza Bennovate jako administrator oraz kiedy przetwarza wybrane dane sprawy na polecenie Kancelarii zgodnie z Umową powierzenia.

§ 1. Administrator danych osobowych

Administratorem danych osobowych przetwarzanych w związku ze świadczeniem usługi Avantwerk Legal AI jest:

Bennovate spółka z ograniczoną odpowiedzialnością
ul. Christiana Andersena 25, 94-118 Łódź
KRS: 0000597272 · NIP: 7272799328 · REGON: 363700466
Kapitał zakładowy: 5 000 PLN, wniesiony w całości
Sąd Rejonowy dla Łodzi-Śródmieścia w Łodzi, XX Wydział Gospodarczy KRS
Wsparcie i obsługa: support@avantwerk.com · zawiadomienia prawne: legal@avantwerk.com · tel. +48 732 108 866

(dalej: Administrator).

§ 2. Kontakt w sprawach ochrony danych

Osobą kontaktową Administratora we wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych jest Bartłomiej Kubas. Prosimy o kontakt na adres: dpo@avantwerk.com.

§ 3. Kogo dotyczy ta Polityka

Niniejsza Polityka dotyczy danych osobowych:

1. klientów: osób fizycznych reprezentujących kancelarie adwokackie i radcowskie, które założyły konto w Avantwerk Legal AI lub korzystają z okresu próbnego;
2. prawników: adwokatów, radców prawnych i aplikantów korzystających z konta klienta;
3. osób kontaktujących się z Administratorem (zapytania, reklamacje, wnioski dotyczące praw);
4. osób poleconych i kontaktów partnerskich, których dane Administrator otrzymał od istniejącego klienta, upoważnionego partnera sprzedażowego albo w związku z użyciem identyfikatora polecenia lub afiliacji.

§ 4. Zasady przetwarzania danych

Administrator przetwarza dane zgodnie z art. 5 RODO: w szczególności:

• zgodnie z prawem, rzetelnie i w sposób przejrzysty;
• w konkretnych, wyraźnych i prawnie uzasadnionych celach;
• w zakresie adekwatnym i ograniczonym do tego, co niezbędne;
• z dbałością o prawidłowość i aktualność danych;
• przez okres nie dłuższy niż jest to konieczne;
• z zapewnieniem odpowiedniego bezpieczeństwa.

§ 5. Cele i podstawy prawne przetwarzania

5.1. Założenie i prowadzenie konta, zawarcie umowy

5.2. Rozliczenia i obowiązki podatkowe

5.3. Bezpieczeństwo i przeciwdziałanie nadużyciom

5.3a. Ustrukturyzowane zgłoszenia dotyczące działania produktu

Wysłanie zgłoszenia jest dobrowolne i jego brak nie ogranicza korzystania z Usługi. Zalogowane konto służy przejściowo do potwierdzenia uprawnionej kancelarii, określenia rynku, ograniczenia nadużyć i uwierzytelnienia żądania; zapis samego zgłoszenia nie przechowuje nazwy użytkownika ani adresu e-mail. Odrębne logi bezpieczeństwa są opisane w pkt 5.3. Dostęp do zgłoszeń mają wyłącznie upoważnione osoby Bennovate przez audytowany panel administracyjny oraz Hetzner Online GmbH jako dostawca infrastruktury w EOG. Zgłoszenia nie służą zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji ani monitorowaniu wydajności pracy użytkownika.

5.4. Obsługa reklamacji i wniosków RODO

5.5. Marketing e-mail: wyłącznie za zgodą

5.6. Marketing przez urządzenia końcowe: wyłącznie za zgodą

5.7. Analityka strony: wyłącznie po odrębnej zgodzie

5.8. Pomiar skuteczności reklam: wyłącznie po odrębnej zgodzie

5.9. Personalizacja reklam i remarketing: wyłącznie po odrębnej zgodzie

§ 5.10. Dane otrzymane w związku z poleceniem lub afiliacją: art. 14 RODO

1. Art. 14 RODO stosuje się, gdy Administrator otrzymuje dane od istniejącego klienta, upoważnionego partnera sprzedażowego albo z systemu atrybucji afiliacji. Gdy osoba sama podaje dane w formularzu, stosuje się art. 13 RODO.
2. Źródłem jest podmiot polecający lub partner. Kategorie mogą obejmować imię i nazwisko, służbowy e-mail i telefon, kancelarię, rynek, identyfikator i źródło polecenia, znaczniki czasu oraz status demo, sprzedaży, płatności, zwrotu lub sporu w zakresie niezbędnym do atrybucji.
3. Celem jest weryfikacja polecenia, przypisanie źródła, zapobieganie nadużyciom, rozliczenie kredytu lub autoryzowanej prowizji i obrona roszczeń na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Kontakt marketingowy wymaga odrębnej właściwej podstawy; samo przekazanie danych przez Polecającego nie zastępuje zgody.
4. Odbiorcą może być system CRM i atrybucji sprzedażowej. Operator płatności otrzymuje dane dopiero przy zakupie, a GHL Affiliate Manager tylko fakty sprzedaży, zwrotu lub sporu potrzebne do autoryzowanego rozliczenia.
5. Dane są przechowywane do zamknięcia procesu i weryfikacji polecenia, a następnie tylko przez okres potrzebny do rozliczenia i obrony roszczeń.
6. Informację przekazujemy przy pierwszym kontakcie, a gdy go nie ma, nie później niż w ciągu miesiąca od otrzymania danych. Osobie przysługują prawa opisane w tej Polityce, w tym sprzeciw z art. 21 RODO.

§ 6. Sejf kontrolowany przez Kancelarię i trasy AI

1. Architektura sejfu kontrolowanego przez Kancelarię oznacza, że:
   1. pełny i kanoniczny rekord sprawy znajduje się w zaszyfrowanym sejfie kontrolowanym przez Kancelarię: na komputerze Prawnika w Solo, na hoście Kancelarii dostępnym przez uwierzytelnione HTTPS w LAN lub VPN w Practice albo w dedykowanej infrastrukturze Kancelarii w Enterprise; przeglądarka jest interfejsem i odtwarzalną pamięcią podręczną;
   2. Starter i Practice korzystają domyślnie z zarządzanej trasy AI; Enterprise oraz Kancelaria w innym planie z własnym obsługiwanym kluczem korzystają z BYOK;
   3. Bennovate przetwarza jako podmiot przetwarzający wyłącznie polecenie, wybrane fragmenty, niezbędne metadane i odpowiedź dla świadomie uruchomionej operacji; Kancelaria odpowiada za niezależną kopię zapasową sejfu.
2. W konsekwencji Administrator nie jest administratorem danych osobowych zawartych w treści spraw kancelarii. Administratorem tych danych jest kancelaria i to ona odpowiada za zgodność ich przetwarzania z RODO, tajemnicą zawodową oraz pozostałymi przepisami.
3. Bennovate przetwarza dane konta, rozliczeń, wsparcia, bezpieczeństwa i własne logi eksploatacyjne jako administrator. Dane osobowe zawarte w poleceniu lub fragmencie sprawy przekazanym zarządzaną trasą AI przetwarza jako podmiot przetwarzający na udokumentowane polecenie Kancelarii.

§ 7. Kategorie odbiorców danych

Tabela wskazuje kategorie odbiorców i ich funkcje; nie każdy odbiorca działa w każdej operacji jako podmiot przetwarzający. Bennovate jest administratorem danych odwiedzających stronę w zakresie, w którym określa cele i sposoby analityki oraz działań reklamowych. W odniesieniu do zbierania i ujawniania przez transmisję danych uruchomionych osadzeniem Meta Pixel Bennovate i Meta mogą działać jako współadministratorzy; dalsze operacje Meta podlegają jej własnej odpowiedzialności. Rola Google zależy od konkretnej usługi i operacji zgodnie z aktualnymi warunkami Google. Szczegółowe informacje udostępniamy na żądanie pod adresem dpo@avantwerk.com.

§ 8. Przekazywanie danych poza EOG

1. Część odbiorców ma siedzibę poza Europejskim Obszarem Gospodarczym (EOG). Przed rozpoczęciem przekazywania Administrator sprawdza właściwy podmiot i zakres transferu. Jeżeli odbiorca oraz operacja są objęte aktualną decyzją o adekwatności, transfer opiera się na tej decyzji. W pozostałym zakresie stosuje się zabezpieczenia z art. 46 RODO, w szczególności standardowe klauzule umowne przyjęte decyzją wykonawczą Komisji (UE) 2021/914 z dnia 4 czerwca 2021 r., wraz z oceną skutków transferu i wymaganymi środkami uzupełniającymi.
2. BYOK. Jeżeli kancelaria korzysta z mechanizmu BYOK i samodzielnie przekazuje dane do dostawcy modelu językowego mającego siedzibę poza EOG, kancelaria we własnym zakresie zapewnia właściwą podstawę takiego przekazania zgodnie z art. 44 i nast. RODO.
3. Główna infrastruktura serwerowa Administratora znajduje się w Norymberdze (Niemcy, eu-central, EOG), co potwierdzono w konsoli konta 1 października 2026 r. Odrębny Storage Box pozostaje w FSN1/Falkenstein.

§ 9. Profilowanie i decyzje automatyczne

Administrator nie podejmuje wobec klientów decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywoływałyby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nich wpływały (art. 22 RODO). Jeżeli Użytkownik odrębnie zgodzi się na personalizację reklam lub remarketing, Google albo Meta mogą przypisać jego przeglądarkę lub urządzenie do grupy odbiorców i wykorzystywać to przypisanie do doboru reklam. Takie profilowanie reklamowe nie jest uruchamiane bez zgody na ten cel.

§ 10. Prawa osób, których dane dotyczą

Na podstawie art. 15–22 RODO przysługują następujące prawa:

Aby skorzystać z tych praw, prosimy o kontakt na adres dpo@avantwerk.com lub pisemnie na adres siedziby. Administrator realizuje wnioski w terminie do miesiąca od ich otrzymania.

§ 11. Skarga do Prezesa UODO

Każdej osobie przysługuje prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego: Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (art. 77 RODO):

Urząd Ochrony Danych Osobowych
ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa
tel. 22 531 03 00
e-mail: kancelaria@uodo.gov.pl
uodo.gov.pl

§ 12. Środki ochrony danych

Administrator stosuje techniczne i organizacyjne środki bezpieczeństwa zgodnie z art. 32 RODO:

1. szyfrowanie transmisji protokołem TLS 1.2/1.3 z włączonym nagłówkiem HSTS;
2. szyfrowanie skonfigurowanego dostępu dostawcy w obsługiwanym magazynie kontrolowanym przez Kancelarię;
3. kontrolę dostępu do infrastruktury serwerowej z uwierzytelnianiem wieloskładnikowym;
4. regularne kopie zapasowe;
5. prowadzenie dziennika zdarzeń bezpieczeństwa;
6. zasadę minimalizacji dostępu (need-to-know).

§ 13. Pliki cookies

Zasady stosowania plików cookies opisuje odrębna Polityka cookies.

§ 14. Zmiany Polityki prywatności

1. Administrator może zmienić Politykę w razie zmiany przepisów, sposobu przetwarzania danych lub wprowadzenia nowych funkcji usługi.
2. O istotnych zmianach Administrator informuje klientów drogą elektroniczną z co najmniej 14-dniowym wyprzedzeniem.